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Seguradoras apostam em gestão externa de arquivos
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Fonte : Assessoria de Imprensa
Cada vez mais estruturadas, as empresas passaram a adotar agora ajustes de sintonia fina para gerenciar melhor seus negócios, com o objetivo de livrarem-se da burocracia e trocar custos por receitas.
Uma das novas estratégias utilizadas por empresas é a terceirização do gerenciamento e da guarda de documentos. Assim, o espaço antes ocupado por caixas de arquivo pode ser reutilizado conforme as necessidades de cada companhia. O movimento, que atinge empresas de todos os segmentos e portes, teve reflexo principalmente no ramo das seguradoras.
O segmento decidiu apostar alto na guarda e gestão externa do acervo de documentos por diversos motivos: enormes vantagens financeiras, melhoria na organização e ocupação de espaços, redução de custos e de riscos (perdas e extravios) e garantia de rapidez no acesso a documentos. Itaú, Bradesco, Safra e Porto Seguros são algumas das seguradoras que decidiram terceirizar a gestão ou guarda de documentos com a Keepers Brasil.
A empresa criou uma área exclusiva para a Itaú Seguros, com 20 funcionários e 17 terminais interligados on-line. O volume de documentos gerados diariamente atinge proporções gigantescas: são mais de 1.000 processos por dia e mais de 3 milhões no total.
Os processos chegam por malotes lacrados, são cadastrados, colocados em caixas padronizadas e etiquetados com código de barras, para facilitar rápido acesso para efeito de conferência, auditoria ou para envio em minutos, caso solicitado, para o endereço em qualquer lugar do Brasil.
Os dados indexados no sistema são disponibilizados em tempo real para a seguradora e os departamentos competentes podem acessar os dados pela Internet. Dessa maneira, a seguradora se vê livre de todas as tarefas relativas ao cadastramento obrigatório. Muitos documentos precisam, por lei, ficar guardados por até 30 anos.
Quem também descobriu as vantagens de terceirizar a guarda de seu acervo é a Porto Seguros. Segundo informa Fernando Fernandes, da Central de Documentos e Cedoc, "a corporação Porto Seguro terceiriza 100% do seu acervo e, se considerarmos que se esse volume estivesse armazenado em local próprio (infra- estrutura total), poderíamos estimar um acréscimo de custos de aproximadamente R$ 20 milhões ao ano. É importante lembrar que o modelo de gestão adotado pela corporação é embasado em necessidades específicas e o valor mencionado é uma estimativa comparada a realidade de gestão que hoje fazemos", ressalta o executivo.
A Keepers presta serviços para a Porto Seguros desde julho de 2004. "A empresa terceiriza seu acervo há muito tempo, mas é importante termos boas parcerias e uma ótima gestão da informação, pois só assim é possível manter o seu crescimento vegetativo estável e a custos aceitáveis.Já a gestão de documentos e informação é de responsabilidade e propriedade da Porto Seguro", relata Fernando Fernandes.
"As vantagens com a terceirização são robustas", acrescenta Eduardo Coppola Gutierrez, diretor da Keepers Brasil. "Com a digitalização de imagens, a economia de custos e tempo supera 50% em relação à recuperação de um documento original. A imagem (digitalizada) fica hospedada - pelo tempo que a empresa precisar - no banco de imagens da Keepers, que, por segurança, possui outro banco espelhado (em servidor paralelo). Isso sem contar a rapidez na visualização do documento segundos depois de acessar nosso banco de imagens pela Internet, de fundamental importância na otimização dos procedimentos internos de nossos clientes", salienta o diretor da Keepers.
Segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), formada pelas principais empresas do setor, cerca de 35 bilhões de documentos têm a guarda terceirizada. No entanto, esse número tende a crescer, devido ao problema crônico de falta de espaço, aumento nos custos de manutenção e exigências regulatórias. O faturamento anual deste segmento gira em torno de R$ 200 milhões.
A Keepers Brasil foi a primeira a oferecer atendimento on-line a seus clientes 24 horas por dia e em todos os dias do ano. Com um total de 300 clientes, sendo 50% de empresas multinacionais, a Keepers atende setores bastante variados e críticos - devido ao grande volume de documentos gerados diariamente - como hospitais, bancos e seguradoras.
Outro ponto favorável é a confidencialidade. O cliente recebe caixas vazias e lacres seqüenciais para que os documentos sejam guardados. Quando chegam na Keepers Brasil cada uma recebe um código de barras para que haja controle de toda a movimentação. Ou seja, a Keepers tem total controle sobre a localização de um documento, em que dia saiu e o destinatário.
Para Eduardo Coppola Gutierrez, se os setores considerados críticos não planejarem melhor o gerenciamento de seus documentos em breve enfrentarão dificuldades.